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这辈子,你们只会在邮件里“见字如面”:那得体邮件到底该如何发

来源:刘润

2019-02-12 22:13:43|已浏览:5636次

开工第一周,我们和罗辑思维一起为大家安排了新年七天精进系列。


昨天我们讲了微信礼仪:《我真想拉黑那个微信上问我“你好,在吗”的人》(点击查看)


想听音频的小伙伴,可以移步“得到”APP的《罗辑思维》栏目收听。


今天,我们一起来探讨下:如何发一封得体的邮件。


在职场,邮件甚至比见面、比开会还要重要。



1



你有没有收到过这样的电子邮件?


发件人叫“还好只是近黄昏”;


邮件的标题是:“你好!”


你觉得,这一定是漏网的垃圾邮件,但还是打开看了一眼,发现居然是供应商的方案和报价。


你找了半天,没有方案,也没有报价啊?


回邮件问。


他说:“啊!忘了添加附件了。我再发一遍。”


你会怎么看待这位供应商?


如果是我,能不合作,就不要合作了。太不靠谱。



2



作为管理者,我建议你做一个测试。


找到5名与客户打交道最多的员工,然后随机抽取每位员工10封来往的邮件,看一下标题,问候,分段,用词,署名,字体,颜色。


估计你会一身冷汗,我们就是这么一步一步把客户逼走的!


1999年,我以工程师的身份加入了微软。当时,微软雇佣了十几位语言专家,校对每一封邮件。


他们非常吹毛求疵,邮件的标题怎么起,怎么问候,第一句怎么开始,什么时候用阿拉伯数字1,2,3,什么时候用单词one,two,three,如何署名,单词和语法不但不能有错误,更要信达雅。


被语言专家折磨足够时间,最终毕业的工程师,才能直接给客户发邮件。


有一次,我问语言专家团队负责人Michelle,有必要这么严格吗?


她说,你想象一下,有很多人,这辈子你都不会当面见到,你给他印象的唯一方式,就是邮件。


她的这句话对我醍醐灌顶。


我想这就是中国人常说的“见字如面”吧。


在互联网时代:见邮件如面。



3



那么,一封好的邮件,到底应该长什么样呢?


我们与人见面的基本礼仪,不是貌美如花,而是干干净净。


一封好的邮件也一样。简洁、干净,是基础。然后才是你的风格。


怎么做?


第一,正式的显示名和总结性的标题。


邮件接收者首先看到的是两样东西:你的显示名,和邮件标题。


所以,邮件礼仪的第一步,就是用真名。


比如“刘润”,或者“润米咨询-刘润”。


个性化、诗意化,尤其是二次元的名字,比如“还好只是近黄昏”,“一只特立独行的猪”可以用在你的QQ签名上,不要用在商务邮件里。


然后是标题。用不到20个字,总结这封邮件的核心内容。


“你好”,“来自xx公司”,“报价”,都不是一个好标题。


“请审阅:X公司关于Y项目的方案和报价”,才是一个好标题。


第二,简单大方的格式。


一封好的邮件,一定是简单大方的。格式要让位于内容。


尽量少用不同的颜色、大小、字体、排版,更不要用背景图、甚至背景音乐。


真正高手的邮件,所有的字都是一个颜色,一样大小,一种字体,并只用三种方式来排版:分段、缩进,和加粗。


分段负责阅读逻辑,缩进负责层次关系,加粗负责突出重点。


所有复杂花哨的排版,基本都可以用这三个方式实现。


第三,逻辑清晰的正文。


外国人喜欢称呼对方“Dear Tom”,你可以说“尊敬的张总”;


外国人喜欢用“I hope this email finds you well”开场,你可以说“见信好”。


问候之后,邮件正文一定要分段,每段只讲一件事情。


邮件的标题,是全文概括,每段的首句,是整段概括。


用小段,不要用大段;


用短句,不要用长句;


用简单的词,不要用复杂的词;


能用100个字讲清楚的事,不用101个字。


结尾的部分,总结邮件内容,强调需要他跟进的事情:恳请您拨冗回复修改意见,非常感激。


然后,“祝:商祺”;亲密一些的“祝:春安”;再亲密一些的“祝:家人都好”。


署名:“刘润,润米咨询”。


第四,良好的回信习惯。


收到邮件尽快回复,代表你的能力、效率、对他的重视程度。


回信的专业方式,代表你的职业化程度。比如,善用抄送、密送;回复、全部回复这些功能。


起草邮件,要决定抄送哪些人。一个不多,一个不少,是功力。


回复邮件呢?添加、删除、移动抄送者,更是功力。


默认,你应该“全部回复”,而不是仅仅“回复”发件人本人,因为他抄送这些人,就是希望他们持续关注你们的对话。


如果你觉得没必要这么多人关注,可以把一些人从抄送,移到密送,然后在正文中注明“为了不打扰大家,我把谁谁谁移到了密送”。


这样,他们知道自己从下一封信开始,就会离开讨论。


如果邮件来来回回,甚至讨论的主题都发生变动,可以修改主题,或者重起一封新邮件,而不是文不对题的盖楼。


然后,按下“发送”键之前,再次检查标题、称呼、错别字、有没有忘了附件。



4



你和很多人这辈子可能只会通过邮件沟通,“见字如面”。


你不一定要打扮得花枝招展,但必须要把自己收拾得干干净净。


怎么做?


第一,起正式的显示名和总结性的标题;


第二,用简单大方的格式;


第三,写逻辑清晰的正文;


第四,养成良好的回信习惯。

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